Reembolso de gastos de trabajo en California

Bajo las leyes laborales de California, su empleador tiene que reembolsarle por todas las pérdidas y gastos requeridos por el trabajo. Si su empleador no le ha reembolsado los gastos relacionados con el trabajo, es posible que pueda recuperar una compensación presentando una demanda.

A continuación, nuestros abogados de salarios y horas de California discuten las siguientes preguntas frecuentes sobre demandas por gastos no pagados para empleados de California:

• 1. ¿Qué gastos tiene que reembolsarme mi empleador en California?
• 2. ¿Seré reembolsado si combino viajes personales y relacionados con el trabajo?
• 3. ¿Mi empleador tiene que reembolsarme por el uso de mi teléfono personal?
• 4. ¿Tengo que pagar por un uniforme de trabajo o comprar la ropa de mi tienda en California?
• 5. ¿Puedo presentar una demanda para ser reembolsado por mis gastos de trabajo?
• 6. ¿Mi jefe puede despedirme por presentar una demanda por gastos de trabajo?

Si tiene más preguntas después de leer este artículo, le invitamos a contactarnos en Shouse Law Group.

1. ¿Qué gastos tiene que reembolsar mi empleador en California?

Según el Código Laboral de California, un empleador está obligado a reembolsar a un empleado por todos los gastos necesarios o pérdidas incurridas directamente relacionadas con el trabajo. Esto incluye gastos como “consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes o de su obediencia a las instrucciones del empleador”.¹

Tipos de gastos de reembolso

Los gastos disponibles para reembolso pueden depender del trabajo y el empleador del trabajador. Algunos empleados pueden no tener gastos relacionados con el trabajo sujetos a reembolso. Otros pueden tener gastos de reembolso diarios que suman miles de dólares por año. Algunos gastos de reembolso comunes pueden incluir:

• Gastos de viaje
• Gastos relacionados con el trabajo desde casa
• Costos de conducción (reembolso de millaje)
• Costos de uniforme
• Gastos de entretenimiento
• Servicio de Internet
• Servicio de teléfono celular
• Gastos de capacitación o educación
• Gastos del centro de negocios
• Cuotas de conferencia y registro

No siempre hay una línea clara entre lo que es un gasto de reembolso obligatorio y lo que no lo es. A menudo, esto depende de si el gasto es un costo requerido del trabajo. Además, algunos trabajos reembolsan a los empleados por ciertos gastos que no están obligados a proporcionarlo como una ventaja o beneficio del trabajo.

Gastos de viaje

Muchos empleados, incluidos vendedores, ejecutivos y administradores, deben viajar como parte de su trabajo. Esto puede requerir una serie de gastos que los empleadores deben reembolsar. Los empleadores pueden poner restricciones generales en ciertos costos o gastos de viaje, siempre y cuando compensen al empleado por sus gastos comerciales razonables.²

Los gastos de viaje incurridos en el trabajo generalmente incluyen aquellos gastos relacionados con llevar al empleado al lugar, gastos razonables de comida y bebida, costos de transporte y gastos comerciales. Sin embargo, el empleador no puede estar obligado a reembolsar a un empleado por viajes laterales realizados por motivos personales. Los gastos de viaje pueden incluir:

• Gastos de oficina comerciales (copia, fax, impresión)
• Gastos de llamadas telefónicas comerciales (cargos en efectivo, teléfono móvil o teléfono de hotel)
• Tarifas de registro de conferencias
• Tarifas de conversión de moneda para viajes al extranjero
• Gastos de entretenimiento para ciertos eventos o comidas
• Gastos de gasolina para vehículo de alquiler
• Gastos de acceso a Internet
• Transporte en taxi o tren
• Gastos de limpieza en seco para viajes más largos
• Correo para enviar materiales
• Tarifas de estacionamiento y peajes
• Costo de alquiler de automóvil
• Propinas

Ejemplo: Susan vuela de un lado a otro del país como parte de su trabajo para abrir nuevas ubicaciones minoristas. Susan generalmente puede volar con su aerolínea preferida, para la cual tiene estatus preferencial. Sin embargo, los precios han subido y el empleador de Susan le exige reservar un vuelo en una aerolínea de descuento, que tiene 2 conexiones.

Susan decide en cambio reservar un vuelo en su aerolínea preferida a tres veces el precio porque se merece ser tratada mejor ya que viaja tanto por su trabajo. El empleador de Susan no puede estar obligado a reembolsarle el vuelo más caro porque no fue un gasto comercial necesario y razonable requerido por su trabajo.

La política laboral de su empleador puede proporcionar reglas y orientación sobre qué tipos de gastos son reembolsables. Sin embargo, su empleador aún está obligado a reembolsar al empleado por todos los gastos necesarios directamente relacionados con el trabajo. Un empleador no puede evitar sus obligaciones bajo la ley laboral de California solo porque su política de la empresa sea diferente.

Ejemplo: El jefe de Nick, Cally, le dice que hay una gran oportunidad para un nuevo cliente potencial y que debe llegar a Boise, Idaho a mediodía al día siguiente para una reunión. El único boleto disponible para que Nick llegue a Boise a mediodía al día siguiente fue un boleto de clase de negocios de tarifa completa que costó $1,500. Nick sale al día siguiente y llega a la reunión con el nuevo cliente.

Cuando Cally ve el formulario de reembolso le dice a Nick que el vuelo fue demasiado caro y que tendrá que cubrir parte del costo él mismo. Cally dice que la reunión con el cliente no fue exitosa y que no había necesidad de volar en clase de negocios. Sin embargo, el empleador de Nick puede estar obligado a reembolsarle en su totalidad el costo del vuelo y los gastos de viaje porque los costos se incurrieron como consecuencia directa de “su obediencia a las instrucciones del empleador”.

2. ¿Seré reembolsado si combino viajes personales y relacionados con el trabajo?

En general, cuando un empleado combina viajes personales y relacionados con el trabajo, solo se le exige que se le compensen los gastos de viaje directamente relacionados con el desempeño de sus deberes laborales.

Ejemplo: Bart tiene una conferencia que asistir en Memphis el viernes. Bart también se reunirá con un cliente en Memphis el lunes siguiente antes de volar a casa a California. Bart siempre ha sido un gran fan de la música y está emocionado de usar el fin de semana para visitar Graceland en Memphis y el Grand Ole Opry en Nashville.

Bart presenta su informe de gastos para la reembolso de sus gastos de viaje. El empleador de Bart dice que solo debe recibir la mitad del vuelo y el hotel cubierto ya que usó la mitad del viaje para unas vacaciones personales. Sin embargo, Bart debe ser compensado por todos sus gastos de vuelo y hotel porque esos costos fueron una consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes.

Aunque Bart pasó el fin de semana haciendo actividades personales, tuvo que quedarse en un hotel durante el fin de semana en Tennessee porque tenía que trabajar el viernes y el lunes. Sin embargo, Bart no tiene que ser reembolsado por los costos de visitar Graceland o el Grand Ole Opry. Además, no tiene que ser reembolsado por los gastos relacionados con el viaje de tres horas desde Memphis a Nashville porque ir a Nashville fue un viaje personal.

También vea nuestro artículo sobre pago de vacaciones.

3. ¿Mi empleador tiene que reembolsarme por el uso de mi teléfono personal?

Si su empleador le exige tener un teléfono personal o le exige hacer llamadas desde su teléfono, su empleador puede tener que reembolsarle por el uso razonable de su teléfono personal.

Incluso si un empleado no incurre en ningún gasto adicional fuera de su bolsillo relacionado con su uso relacionado con el trabajo, puede ser elegible para un reembolso razonable por parte de su empleador. Un empleador puede estar obligado a reembolsar a un empleado como un porcentaje razonable de la factura telefónica del empleado.³

Ejemplo: Lucy consigue un nuevo trabajo como conductor de entrega para una empresa de embalaje. El empleador de Lucy le dice que la política de la empresa dice que tiene que estar disponible por teléfono durante su turno. Lucy nunca recibe una llamada durante el trabajo, pero se asegura de dejar su teléfono encendido mientras trabaja.

Incluso si el empleador de Lucy nunca la llama durante el trabajo, la política de la empresa requiere que Lucy esté disponible por teléfono cuando hace entregas. Lucy tiene derecho a un reembolso razonable relacionado con su uso comercial del teléfono como consecuencia directa de sus deberes.

4. ¿Tengo que pagar por un uniforme de trabajo o comprar la ropa de mi tienda en California?

Si su trabajo le exige comprar ropa específica o un uniforme de trabajo, su empleador puede estar obligado a reembolsarle el costo del uniforme. Si un empleador exige que el empleado use un uniforme, el empleador debe pagar el costo del uniforme. Un empleador también puede estar obligado a mantener el uniforme o reembolsar al empleado por el costo del mantenimiento del uniforme⁴

Exigir prendas de vestir regulares no se puede considerar un “uniforme”. Un empleador puede exigir que un empleado use “pantalones negros y una camisa negra”, sin tener que reembolsar al empleado, incluso si el empleado de otra manera tendría que comprar un par de pantalones negros. Un empleador también no está obligado a pagar por el mantenimiento de la ropa requerida regularmente.

Si un empleado trabaja en una tienda de ropa minorista, su empleador puede exigirle que use ropa del tipo o estilo que la tienda vende. Esto no se puede considerar un gasto de trabajo si el empleado puede comprar tal ropa en otros minoristas. Sin embargo, si el empleado exige al empleado comprar y usar solo artículos vendidos en la tienda, el empleador puede tener que reembolsar al empleado el costo.

Ejemplo: Michael consigue un trabajo en una heladería de plátano congelado. El nuevo trabajo de Michael requiere que lleve un uniforme de camisa amarilla brillante, pantalones amarillos y un sombrero amarillo. Michael puede ser elegible para la reembolso del costo de su uniforme si se considera un diseño o color distintivo.⁵

5. ¿Puedo presentar una demanda para ser reembolsado por mis gastos de trabajo?

Si un empleador no reembolsa a un empleado por gastos relacionados con el trabajo razonables, el empleado puede buscar daños en los tribunales. Un empleado puede buscar el reembolso de los gastos necesarios, incluyendo intereses a la misma tasa que los juicios en acciones civiles.⁶

Además de recuperar los gastos pagados, un empleado puede buscar “gastos o pérdidas necesarios” para incluir los honorarios de abogado y los costos de los tribunales.⁷

La Oficina del Comisionado de Trabajo de California también puede emitir una citación contra un empleador por violar las obligaciones de reembolso según el Código Laboral de California. Cualquier cantidad recuperada por el comisionado se pagará al empleado afectado.⁸

En muchos casos, un empleador puede estar en violación de las leyes laborales de California contra múltiples empleados. Las demandas colectivas por salario y horas exitosas a menudo involucran gastos de reembolso no pagados o reembolsos subvalorados.

6. ¿Mi jefe me puede despedir por presentar una demanda por gastos de trabajo?

En la mayoría de los casos, está en contra de las leyes laborales de California retaliar contra un empleado por ejercer sus derechos legales de trabajadores.⁹

Un empleador no puede tomar medidas de retaliación, incluido el despido, contra un empleado por citar violaciones de salario y horas o presentar una demanda por gastos no pagados. Despedir a un empleado por presentar una demanda por violación laboral puede considerarse “despido injusto”.

Si un empleador se venga de un empleado por presentar una demanda por violación laboral, el empleado puede buscar daños por salarios perdidos, incluyendo intereses y honorarios razonables de abogado. El empleado también puede buscar la reincorporación a su trabajo u otra indemnización equitativa.

Llámenos para obtener ayuda…

Para preguntas sobre las regulaciones de reembolso de California y las leyes laborales o para discutir su caso de forma confidencial con uno de nuestros experimentados abogados laborales y de empleo de California, no dude en comunicarse con nosotros en Shouse Law Group.

Tenemos oficinas locales de derecho laboral en y alrededor de Los Ángeles, San Diego, el Condado de Orange, Riverside, San Bernardino, Ventura, San José, Oakland, la región de la Bahía de San Francisco y varias ciudades cercanas.

¿Trabajas en Nevada? Vea nuestro artículo sobre reembolsos de gastos de trabajo de Nevada.

Referencias legales: