¿Cómo hago una solicitud de registros de empleo en California?

Una solicitud de registros de empleo se refiere a su derecho bajo el Código Laboral de California 1198.5 para pedir a su empleador pasado o presente sus registros de personal. Esto incluye sus:

• solicitudes de empleo,
• registros de nómina, y
• evaluaciones de desempeño.

Puede solicitar sus registros de nómina de forma oral, aunque usualmente debe solicitar sus registros completos de personal por escrito mediante:

• carta,
• correo electrónico,
• fax, o
• un formulario de solicitud de registros proporcionado por su empleador.

Puede ejercer una solicitud de registros de empleo en cualquier momento por casi cualquier motivo. Muchas solicitudes se hacen en relación con una reclamación de mala conducta por parte de la empresa, como

• discriminación por edad,
• discriminación racial,
• despido injustificado, o
• la violación de una ley de salario y horas.

Si su empleador no cumple con su solicitud de registros, tiene derecho a una multa de $750.

Nuestros abogados de laboral y empleo en California destacarán lo siguiente en este artículo:

• 1. Sus Derechos
• 2. Momento de la Solicitud
• 3. Cómo Hacer una Solicitud
• 4. Sanciones para el Empleador
• 5. Ley Federal
• Recursos Adicionales

1. Sus Derechos

Sección 1198.5a del Código Laboral de California es la ley estatal que establece sus derechos básicos respecto a las solicitudes de registros.

Ese estatuto dice:

“Todo empleado actual y anterior, o su representante, tiene derecho a inspeccionar y recibir una copia de los registros de personal que el empleador mantiene relacionados con el desempeño del empleado o con cualquier queja concerniente al empleado.”¹

Debe hacer su solicitud por escrito.² Sin embargo, tenga en cuenta que no es necesaria una solicitud escrita cuando busca ciertos registros de nómina: una solicitud oral en estos casos es suficiente.³

Las leyes estatales dicen que los empleadores deben responder a las solicitudes de registros dentro de los 30 días naturales posteriores a la fecha en que reciben la solicitud.⁴ Cualquier solicitud de registros de nómina debe ser proporcionada dentro de los 21 días.⁵

Sus Registros de Personal

El Código Laboral de California no define específicamente el término “registros de personal.” Aunque su derecho a solicitar elementos en un archivo de personal a menudo incluye el derecho a examinar lo siguiente:

• registros relacionados con su historial laboral,
• una solicitud de empleo y cartas de oferta,
• formularios de autorización de nómina y registros/declaraciones de salarios,
• advertencias o avisos de reconocimiento,
• avisos de una acción disciplinaria,
• registros relacionados con sus calificaciones para compensación adicional,
• registros de asistencia,
• evaluaciones y revisiones de desempeño,
• registros de educación y capacitación,
• avisos de embargo salarial,
• registros médicos si están relacionados con una situación laboral (como una lesión que cause una reclamación de compensación laboral o una prueba de drogas),
• avisos de despido temporal, vacaciones o licencias,
• acuerdos de arbitraje, y
• avisos de terminación.

Un empleador debe redactar cualquier información confidencial (como su número de seguro social) en estos registros antes del examen del registro por parte del empleador. (Tenga en cuenta que cualquier registro médico debe almacenarse en un archivo confidencial separado de sus registros de personal.)

Excepciones a las Reglas de Solicitud de Registros

La ley estatal dice que las reglas anteriores respecto a las solicitudes no se aplican a:

• registros relacionados con la investigación de un posible delito penal,
• cartas de referencia,⁶
• registros relacionados con empleados protegidos por la Ley de Procedimientos de Oficiales Públicos o sujetos a la Ley de Prácticas de Información de 1977, y
• calificaciones, informes o registros que fueron:
  • obtenidos antes de su empleo.
  • preparados por miembros identificables del comité examinador.
  • obtenidos en relación con un examen de promoción.⁷

Además, si está sujeto a un convenio colectivo, el acuerdo puede establecer sus propias reglas de solicitud de registros que anulan el Código Laboral 1198.5.

Cuánto Tiempo Su Empleador Conserva Su Archivo

Los empleadores deben mantener una copia de su archivo de personal por:

• un período no menor a tres años después de la terminación del empleo o
• un período razonable más allá de ese tiempo.⁸

2. Momento de la Solicitud

Puede ejercer una solicitud de registros de empleo en cualquier momento por casi cualquier motivo.

Sin embargo, muchas solicitudes se hacen en relación con una demanda (potencial) o una reclamación de mala conducta, incluyendo reclamaciones de:

• discriminación por edad,
• acoso por compañeros de trabajo,
• discriminación por discapacidad,
• mala conducta de maestros,⁹
• discriminación de género,
• difamación,
• acoso sexual,
• prevención de un ascenso o la falta de promoción,¹⁰
• acoso por supervisores,
• intimidación, y
• despido injustificado.

Tenga en cuenta que si es un exempleado, su antiguo empleador no está obligado a cumplir con más de una solicitud de registros por año.¹¹

3. Cómo Hacer una Solicitud

Hay algunos consejos prácticos clave que debe considerar al redactar una solicitud de registros de empleo.

La solicitud “escrita” puede tomar la forma de:

• una carta,
• un correo electrónico, o
• fax.

Su empleador puede ya tener un formulario de solicitud de registros que puede llenar en la oficina o en línea, así que revise su manual del empleado para más detalles.

La solicitud debe ser breve (unos pocos párrafos cortos) y directa. Tiene derecho a hacer esta solicitud. Esto significa que no tiene que explicar en detalle todas las razones para los registros solicitados. Unas pocas bastarán.

Debe mantener un tono profesional al pedir los registros. Se debe excluir lenguaje ofensivo o enojado.

Además, es buena idea que usted haga lo siguiente:

• dirigir o enviar el “escrito” a recursos humanos o a un supervisor,
• incluir su título de trabajo,
• declarar claramente el(los) documento(s) específico(s) que se buscan, y
• guardar una copia de la solicitud.

Ejemplo de Correo Electrónico para Solicitud de Registros

Línea de asunto: Solicitud de copias de mis registros de empleo Estimado Departamento de Recursos Humanos, Solicito copias de mis registros de personal. Específicamente, solicito: mi archivo de personal y cualquier otro registro que mantengan relacionado con mi desempeño o cualquier queja relacionada conmigo. (Código Laboral de California 1198.5 LC) Todos los documentos que firmé que conciernen a mi empleo. (Código Laboral de California 432 LC) Todos mis registros de nómina, que deben incluir no menos de los últimos tres años. (Código Laboral de California 226) Espero recibir las copias pronto en [insertar dirección postal o correo electrónico] Gracias, [su nombre]

4. Sanciones para el Empleador

Es una infracción que el empleador no cumpla con una solicitud de registros bajo el Código Laboral de California 1198.5. La sanción es un pago de $750 a usted.¹²

También puede presentar una orden judicial contra el empleador. Una orden judicial, si tiene éxito, obliga al empleador a cumplir con la solicitud. Si presenta una solicitud de amparo, puede recuperar:

• cualquier costo legal incurrido y
• honorarios razonables de abogado.¹³

Tenga en cuenta que el Código Laboral 432 establece como delito menor – que es más grave que una infracción – si su empresa no cumple con su solicitud de cualquier documento que haya firmado relacionado con la obtención o mantenimiento del empleo. Ejemplos de tales documentos incluyen:

• solicitudes de empleo,
• contratos de trabajo,
• instrumentos de retención de impuestos,
• formularios de depósito directo,
• tarjetas de tiempo,
• reconocimientos de políticas,
• acuerdos de no competencia,
• quejas de empleados que haya presentado, y/o
• evaluaciones o advertencias de desempeño.

Aunque el Código Laboral 432 no especifica un límite de tiempo para producir estos documentos, presumiblemente es de 30 días – igual que para las solicitudes de registros bajo el Código Laboral 1198.5.¹⁴

5. Ley Federal

No existen leyes federales en los Estados Unidos que le otorguen el derecho a ver sus archivos de personal.

Sin embargo, la mayoría de los estados le otorgan este derecho bajo estatutos estatales.

Recursos Adicionales

Para más información, consulte lo siguiente:

• Archivos y Registros de Personal – Resumen de la ley estatal por el Departamento de Relaciones Industriales de California.
• Derechos en el Lugar de Trabajo: Acceso a Archivos de Personal – Artículo en Public Affairs Quarterly.
• La Confidencialidad de los Registros de Personal: Una Perspectiva Legal y Ética – Artículo en Lab. Law Journal.
• Acceso de Empleados y Gobierno a Archivos de Personal: Derechos y Requisitos – Artículo en Employee Relations Law Journal.
• Confidencialidad de Archivos de Personal en el Sector Privado – Artículo en U.C. Davis Law Review.

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Referencias Legales: