Una solicitud de registros de empleo se refiere a su derecho bajo la ley de California de pedirle a su empleador actual o anterior sus registros de personal, que incluyen sus:

• solicitudes de empleo,
• registros de nómina, y
• evaluaciones de desempeño.

Puede solicitar sus registros de nómina verbalmente, aunque generalmente debe solicitar sus registros completos de personal por escrito a través de:

• carta,
• correo electrónico,
• fax, o
• un formulario de solicitud de registros proporcionado por su empleador.

Puede ejercer una solicitud de registros de empleo en cualquier momento por casi cualquier motivo. Muchas solicitudes se hacen en relación con una denuncia de mala conducta por parte de la empresa, como

• discriminación por edad,
• discriminación racial,
• terminación injusta, o
• la violación de una ley de salario y horas.

Si su empleador no cumple con su solicitud de registros, tiene derecho a una multa de $750.

Nuestros abogados de derecho laboral y empleo en California destacarán lo siguiente en este artículo:

• 1. ¿Tengo derecho a mi expediente personal?
• 2. ¿Cuándo puedo hacer esta solicitud?
• 3. ¿Cómo hago una solicitud de registros?
• 4. ¿Cuáles son las sanciones si un empleador no cumple?
• 5. ¿Existe una ley federal sobre la inspección de mi expediente personal?

1. ¿Tengo derecho a mi expediente personal?

La Sección 1198.5a del Código Laboral de California es la ley estatal que establece sus derechos básicos con respecto a las solicitudes de registros.

Esa ley establece:

“Cada empleado actual y anterior, o su representante, tiene el derecho de inspeccionar y recibir una copia de los registros del personal que el empleador mantiene relacionados con el desempeño del empleado o cualquier queja relacionada con el empleado.”¹

Debe hacer su solicitud por escrito.² Sin embargo, tenga en cuenta que una solicitud por escrito no es necesaria cuando busca ciertos registros de nómina: una solicitud oral en estos casos es suficiente.³

Las leyes estatales dicen que los empleadores deben responder a las solicitudes de registros dentro de los 30 días calendario después de la fecha en que recibe la solicitud.⁴ Cualquier solicitud de registros de nómina debe ser proporcionada dentro de los 21 días.⁵

Tus registros de personal

El Código Laboral de California no define específicamente el término “registros de personal”. Aunque su derecho a solicitar elementos en un archivo de personal a menudo incluye el derecho a examinar lo siguiente:

• registros relacionados con su historial de empleo,
• una solicitud de empleo,
• formularios de autorización de nómina,
• advertencias o avisos de elogio,
• avisos de una acción disciplinaria,
• registros relacionados con sus calificaciones para una compensación adicional,
• registros de asistencia,
• evaluaciones de desempeño,
• registros educativos,
• registros médicos si están relacionados con una situación laboral (como una lesión que causa una reclamación de compensación para trabajadores) y
• avisos de despido y licencias de ausencia.

Un empleador debe eliminar cualquier información confidencial (como su número de seguro social) en estos registros antes de que el empleador examine el registro.

Excepciones a las reglas de solicitud de registros

La ley estatal dice que las reglas anteriores con respecto a las solicitudes no se aplican a:

• registros relacionados con la investigación de un posible delito penal,
• cartas de referencia,⁶
• registros relacionados con empleados protegidos por la Ley de Procedimiento de Funcionarios Públicos o sujetos a la Ley de Prácticas de Información de 1977, y
• calificaciones, informes o registros que fueron:
  • obtenidos antes de su empleo.
  • preparado por miembros identificables del comité de examen.
  • obtenido en relación con un examen de promoción.⁷

Además, si está sujeto a un acuerdo de negociación colectiva, el acuerdo puede establecer sus propias reglas de solicitud de registros que anulan el Código Laboral 1198.5.

Cuánto tiempo su empleador mantiene su archivo

Los empleadores deben mantener una copia de su archivo de personal por:

• un período de no menos de tres años después de la terminación del empleo, o
• un período razonable más allá de ese tiempo.⁸

2. ¿Cuándo puedo hacer esta solicitud?

Puede ejercer una solicitud de registros de empleo en cualquier momento por casi cualquier motivo.

Sin embargo, muchas solicitudes se hacen en relación con una demanda (potencial) o una acusación de mala conducta, incluyendo reclamos de:

• discriminación por edad,
• acoso de compañeros de trabajo,
• discriminación por discapacidad,
• mala conducta de maestros,⁹
• discriminación de género,
• difamación,
• acoso sexual,
• impedir una promoción o la falta de promoción,¹⁰
• acoso de supervisores,
• acoso laboral, y
• terminación injusta.

Tenga en cuenta que si es un ex empleado, su ex empleador no tiene que cumplir con más de una solicitud de registros por año.¹¹

3. ¿Cuáles son algunos consejos prácticos para una solicitud de registros?

Hay algunos consejos prácticos clave que debe considerar al redactar una solicitud de registros de empleo.

La solicitud “escrita” puede tomar la forma de:

• una carta,
• un correo electrónico, o
• un fax.

Es posible que su empleador ya tenga un formulario de solicitud de registros que pueda completar en la oficina o en línea, así que consulte su manual del empleado para obtener más detalles.

La solicitud debe ser breve (unos pocos párrafos cortos) y directa. Usted tiene derecho a hacer esta solicitud. Esto significa que no tiene que explicar en detalle todas las razones de los registros solicitados. Solo unos pocos serán suficientes.

Debe mantener un tono profesional al solicitar registros. El lenguaje grosero o enojado debe ser excluido.

Además, es una buena idea que haga lo siguiente:

• dirigirse o enviar la “escritura” a recursos humanos o a un supervisor,
• incluir su título de trabajo,
• indicar claramente el documento(s) específico(s) que se están solicitando, y
• mantener una copia de la solicitud.

Correo electrónico de muestra para solicitud de registros

Línea de asunto: Solicitud de copias de mis registros de empleo Estimado Departamento de Recursos Humanos, Solicito copias de mis registros de personal. Específicamente, solicito: mi expediente personal y cualquier otro registro que mantenga sobre mi desempeño o cualquier queja relacionada conmigo. (Código Laboral de California 1198.5 LC) Cada documento que firmé relacionado con mi empleo. (Código Laboral de California 432 LC) Todos mis registros de nómina, que deben incluir al menos los últimos tres años. (Código Laboral de California 226) Espero recibir las copias pronto en [insertar dirección de correo o correo electrónico] Gracias, [su nombre]

4. ¿Cuáles son las sanciones si un empleador no cumple?

Un empleador que no cumpla con una solicitud de registros bajo la Sección 1198.5 está sujeto a una multa. La multa es:

• por un monto de $750, y
• se le paga a usted.¹²

También puede presentar una orden judicial contra el empleador. Una orden judicial, si tiene éxito, obliga al empleador a cumplir con la solicitud. Si presenta una solicitud de medidas cautelares, puede recuperar:

• cualquier costo legal incurrido, y
• honorarios razonables de abogados.¹³

La violación de LC 1198.5 por parte de una empresa es una infracción. Sin embargo, tenga en cuenta que es un delito menor para una empresa si:

• usted solicita cualquier instrumento que haya firmado relacionado con la obtención o retención de empleo, y
• la empresa no cumple con la solicitud.¹⁴

5. ¿Existe una ley federal sobre la inspección de mi expediente personal?

No hay leyes federales en los Estados Unidos que le den derecho a ver sus expedientes personales.

Sin embargo, la mayoría de los estados le otorgan este derecho bajo estatutos estatales.

Referencias Legales: