Bajo las leyes laborales de California, tienes derecho a reembolso por gastos de viaje o pérdidas directamente relacionadas con tu trabajo. Si tu empleador intenta pagarte menos o no te reembolsa por los gastos de viaje relacionados con el trabajo, es posible que puedas recuperar una compensación presentando una reclamación o demanda.
A continuación, nuestros abogados laborales y de empleo de California discuten las siguientes preguntas frecuentes sobre demandas por reembolso de gastos de viaje no pagados:
- 1. ¿Qué gastos de viaje tiene que reembolsar mi empleador en California?
- 2. ¿Qué pasa si combino viajes personales con viajes relacionados con el trabajo?
- 3. ¿Mi empleador tiene que reembolsarme por el kilometraje en mi propio auto?
- 4. ¿Puedo presentar una demanda para obtener el reembolso de gastos de viaje no pagados en California?
- 5. ¿Mi jefe puede despedirme por presentar una reclamación por gastos de viaje?
También consulta nuestro artículo sobre pago de vacaciones.
Bajo las leyes laborales de California, tienes derecho a reembolso por gastos de viaje o pérdidas directamente relacionadas con tu trabajo.
Si tienes más preguntas después de leer este artículo, te invitamos a contactarnos en Shouse Law Group.
1. ¿Qué gastos de viaje tiene que reembolsar mi empleador?
Bajo el Código Laboral de California, un empleador está obligado a reembolsar los gastos de trabajo de un empleado por todas las pérdidas y gastos necesarios incurridos que estén directamente relacionados con el trabajo. Esto incluye gastos como “consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes o de su obediencia a las instrucciones del empleador.”1
Gastos de Viaje
Los gastos de viaje para los empleados dependen de:
- el tipo de trabajo,
- cantidad de viajes,
- cantidad de tiempo fuera de casa, y
- política de gastos de viaje del empleador.
Las leyes laborales de California requieren que los empleadores reembolsen a los empleados por todas las pérdidas y gastos que resulten directamente de las tareas laborales de un empleado.2
Muchos trabajadores están confundidos sobre el reembolso del empleador porque hay políticas contradictorias. La ley laboral de California proporciona una explicación general de los gastos reembolsables. Sin embargo, la política del empleador puede proporcionar una descripción diferente de lo que está disponible para el reembolso.
Además, hay regulaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) sobre qué tipos de gastos comerciales son deducibles y qué podría considerarse ingresos. Sin embargo, las regulaciones del IRS sobre gastos de viaje generalmente se relacionan con la responsabilidad fiscal y no con lo que los empleadores de California están obligados a reembolsar.3
Gastos de viaje comunes
Los gastos de viaje sujetos a reembolso generalmente incluyen cualquier gasto relacionado con el trabajo incurrido cuando el empleado está fuera de la oficina. Los gastos de viaje comunes pueden incluir:
- Tiempo de viaje
- Gastos de millaje
- Alquiler de coches
- Gasolina
- Hoteles y moteles
- Tarifas de estacionamiento
- Peajes
- Correo
- Tarifas de taxi o cabina
- Tarifas de autobús/metro/subterráneo
- Gastos del centro de negocios (copias, fax, impresiones)
- Cargos por teléfono e internet
- Tarifas de inscripción a conferencias
- Cargos por conversión de moneda para viajes al extranjero
- Envío de materiales de trabajo por correo
- Propinas
Los empleadores pueden establecer límites específicos en los gastos de viaje, como limitar los viajes en avión a clase económica o requerir un reembolso máximo sujeto al costo más bajo del pasaje aéreo. Los empleadores también pueden requerir que los empleados reserven los arreglos de viaje a través de un agente de viajes preferido o un departamento designado.
Los empleadores también pueden establecer límites máximos en ciertos viajes, incluidas las tarifas máximas de hotel y los reembolsos máximos por comidas. Sin embargo, no pueden exigir que un empleado pague de su bolsillo cualquier costo por encima de esos límites si son gastos pagados en el desempeño de sus funciones. Un empleador no puede violar las leyes laborales de California simplemente porque tiene una política de empresa más restrictiva.4
Ejemplo: Barney tiene que viajar de Los Ángeles a San Francisco para una serie de reuniones de la empresa. Barney se quedará en San Francisco durante 3 noches antes de regresar a Los Ángeles. La empresa de Barney tiene una tarifa por día de $120 por noche para hoteles.
Barney no puede encontrar ningún hotel o motel dentro de 30 millas del lugar de la reunión por menos de $120 por noche. El hotel más barato que Barney encontró está en Oakland por $150 por noche. Barney le dice a su jefe que el hotel es más caro que la tarifa por día y su jefe le dice que Barney tiene que estar en esa reunión, pero no será compensado por más que la tarifa por día.
Barney presenta sus gastos de viaje por $450 por tres noches en el hotel. Barney probablemente sería elegible para un reembolso completo de sus gastos de hotel porque se incurrieron en el desempeño de sus deberes laborales y bajo la dirección de su empleador. El per diem del empleador no anularía las obligaciones legales de la empresa de reembolsar al empleado por gastos razonables relacionados con el trabajo.
Sin embargo, el hecho de que un empleado gaste dinero durante un viaje de trabajo no significa que el gasto esté relacionado con el trabajo. El entretenimiento personal, como ir al cine o llevar a un amigo a cenar, generalmente no está relacionado con el trabajo.
Ejemplo: La tarifa de per diem de Barney para comidas es de $60 por día en San Francisco. Barney presenta su informe de gastos por $350 por comidas durante tres días porque llevó a un viejo amigo a cenar a un exclusivo restaurante de sushi, que costó $250. El empleador de Barney puede limitar el reembolso de Barney al máximo de $180 por día por comidas, ya que llevar a un amigo a una cena costosa no es un gasto razonable relacionado con el trabajo.
Tarjeta de crédito de la empresa
Las tarjetas de crédito de la empresa generalmente se facturan directamente al empleador.
Muchos empleadores proporcionan a ciertos empleados una tarjeta de crédito para usar en gastos relacionados con el trabajo. En general, estas tarjetas se facturan a la empresa y el empleado no incurre en ningún gasto o pérdida al usar la tarjeta. Sin embargo, el empleado aún tiene derecho a un reembolso por gastos en efectivo razonables y cualquier gasto de viaje incurrido con una tarjeta de crédito personal.
2. ¿Qué sucede si combino viajes personales con viajes relacionados con el trabajo?
Combinar viajes personales y relacionados con el trabajo dependerá de la política de gastos del empleado, la ley fiscal federal y la ley laboral de California. En general, cuando los empleados combinan viajes personales y relacionados con el trabajo, solo se les requiere que sean compensados por los gastos de viaje directamente relacionados con el desempeño de sus deberes laborales.
Ejemplo: Martín trabaja en una oficina en San Bernardino y tiene que ir a una feria comercial de dos días en Filadelfia. Martín es un aficionado a la historia militar y quiere agregar un viaje a Gettysburg. Martín extiende su alquiler de hotel de 3 días y noches por una noche y su alquiler de automóvil por un día para acomodar su viaje secundario.
En general, Martín debería ser reembolsado por su pasaje aéreo de ida y vuelta, 3 noches de hotel, comidas por 3 días, alquiler de automóvil por 3 días, gasolina utilizada durante esos tres días. Sin embargo, Martín puede tener que pagar de su bolsillo por las comidas, hotel, gasolina y alquiler de automóvil del día extra, ya que su viaje a Gettysburg no estaba relacionado con el trabajo.
3. ¿Mi empleador tiene que reembolsarme por el kilometraje en mi propio automóvil?
Si su empleador le exige conducir como parte de su trabajo, su empleador debe reembolsarle los costos de conducción relacionados con el trabajo. Esto puede incluir hacer recados ocasionales para su empleador o un vendedor ambulante que pasa muchas horas cada semana conduciendo por la zona.
El tiempo y los gastos de viaje de ir y venir del trabajo generalmente no están incluidos. Sin embargo, si su empleador le pide que haga un recado en su camino al trabajo, eso se consideraría un gasto relacionado con el trabajo que debe ser reembolsado.
En la mayoría de los casos, un empleador reembolsará a un empleado según las pautas del IRS para el kilometraje estándar. En 2023, el reembolso estándar de kilometraje para conducir relacionado con el negocio es de 62.5 centavos por milla recorrida. Este número se basa en un estudio anual de los costos fijos y variables de operar un vehículo.5
La tasa de reembolso estándar del IRS incluye el costo de mantenimiento y reparaciones regulares (como cambios de aceite y reemplazo de neumáticos).
Sin embargo, un empleador también puede reembolsar a un empleado por los gastos de conducción reales del empleado. Este método suele ser más difícil para el empleado y el empleador. Los costos de conducción generalmente incluyen gasolina, reparaciones, seguro, depreciación, registro y mantenimiento regular. Luego, el empleado y el empleador tendrían que determinar qué cantidad de costos se incurrieron para uso comercial.6
Ejemplo: Daryl conduce su Toyota Celica 1991 30 millas de ida y vuelta al trabajo todos los días laborables. Un día a la semana, Daryl usa su automóvil personal para conducir 10 millas de ida y vuelta para recoger informes de la empresa del impresor, reembolsados a la tasa de kilometraje estándar. El jefe de Daryl le pide que recoja café para todos en el camino al trabajo. Sin embargo, durante esta carrera de café, el confiable automóvil de Daryl finalmente se descompone y tiene que comprar un automóvil nuevo.
El empleador de Daryl tiene que reembolsar a Daryl por su viaje semanal de 20 millas para recoger la impresora como un viaje relacionado con el trabajo. El empleador de Daryl también puede tener que reembolsar a Daryl por el viaje matutino de café, ya que fue dirigido por su empleador. Sin embargo, el empleador de Daryl generalmente no es responsable de pagar las reparaciones del automóvil de Daryl o un automóvil nuevo. Los costos de mantenimiento regular se incluyen en la tasa de reembolso de kilometraje estándar.
4. ¿Puedo presentar una demanda por gastos de viaje no pagados?
Si un empleador no reembolsa a un empleado por gastos de viaje razonables relacionados con el trabajo, es posible que el empleado pueda presentar una demanda por compensación. Un empleado puede buscar el reembolso de gastos necesarios, según lo requiera la ley laboral de California.
Los daños por pérdidas o gastos laborales no pagados también incluyen intereses al mismo ritmo que los juicios en acciones civiles.7
Además de recuperar los gastos de viaje, un empleado puede buscar “gastos o pérdidas necesarios” relacionados con la reclamación de esos gastos. En una acción judicial, estos gastos necesarios pueden incluir honorarios de abogados y costos judiciales.8
Cuando un empleador viola el Código Laboral de California, la Oficina del Comisionado Laboral de California también puede emitir una citación contra un empleador. El comisionado puede emitir una citación con sanciones financieras contra un empleador por violar las obligaciones de reembolso de viaje de California. Cualquier cantidad recuperada por el comisionado se pagará al empleado.9
En muchos casos, un empleador puede estar violando las leyes laborales de California contra varios empleados. La política de gastos de viaje ilegal de una empresa puede dejar a muchos empleados con una compensación insuficiente. Las demandas colectivas exitosas de reembolso de viajes a menudo involucran el reembolso no pagado por gastos de viaje o pérdidas.
5. ¿Mi jefe puede despedirme por reclamar gastos de viaje?
Es ilegal que un empleador tome represalias contra un empleado por ejercer sus derechos según las leyes laborales de California.10
Un empleador no debe tomar represalias, incluido el despido, contra un empleado por citar violaciones salariales y horarias o presentar una demanda por gastos no pagados. Despedir a un empleado por presentar una demanda por violación laboral puede considerarse “despido injustificado”.
Si un empleador toma represalias contra un empleado por presentar una demanda por violación laboral, el empleado puede buscar daños por salarios perdidos, incluidos intereses y honorarios razonables de abogados. El empleado también puede buscar la reinstalación en su trabajo u otro alivio equitativo.
Referencias legales:
- Código Laboral 2802 — Obligaciones del empleador (“(a) El empleador indemnizará a su empleado por todos los gastos necesarios o pérdidas incurridas por el empleado como consecuencia directa del cumplimiento de sus deberes, o de su obediencia a las instrucciones del empleador, incluso si son ilegales, a menos que el empleado, en el momento de obedecer las instrucciones, creyera que eran ilegales.”)
- Igual.
- Ver Tema Fiscal del IRS 514 – Gastos de Negocios de Empleados.
- Código Laboral 2804 LC — Obligaciones del empleador (“Cualquier contrato o acuerdo, expreso o implícito, hecho por cualquier empleado para renunciar a los beneficios de este artículo o de cualquier parte del mismo, es nulo y sin efecto, y este artículo no privará a ningún empleado o a su representante personal de ningún derecho o remedio al que tenga derecho bajo las leyes de este Estado.”)
- Ver IRS – Tasas Estándar de Millaje. Ver también Reembolsos de Viaje, Departamento de Servicios Humanos de California.
- Gattuso v. Harte Hanks Shoppers, Inc. 42 Cal.4th 554 (2007), (“Las partes acuerdan que un método que un empleador puede utilizar para el reembolso de gastos de automóvil es calcular los gastos de automóvil que el empleado realmente y necesariamente incurrió y luego pagarle al empleado esa cantidad por separado. Este método de gastos reales es el más preciso, pero también es el más pesado tanto para el empleador como para el empleado. Los gastos reales de usar un automóvil personal del empleado para fines comerciales incluyen combustible, mantenimiento, reparaciones, seguro, registro y depreciación.”)
- Código Laboral 2802 LC, ver nota al pie de página 1 anterior. (“(b) Todos los premios otorgados por un tribunal o por la División de Normas Laborales para el reembolso de gastos necesarios en virtud de esta sección devengarán intereses a la misma tasa que las sentencias en acciones civiles. Los intereses se devengarán a partir de la fecha en que el empleado incurrió en el gasto o pérdida necesario.”)
- Código Laboral 2802 LC, ver nota al pie de página 1 anterior. (“(c) A los efectos de esta sección, el término “gastos o pérdidas necesarios” incluirá todos los costos razonables, incluidos, entre otros, los honorarios de abogados incurridos por el empleado para hacer valer los derechos otorgados por esta sección.”)
- Código Laboral 2802 LC, ver nota al pie 1 arriba. (“(d) Además de la recuperación de sanciones bajo esta sección en una acción judicial o procedimiento de conformidad con la Sección 98, el comisionado puede emitir una citación contra un empleador u otra persona que actúe en nombre del empleador que viole las obligaciones de reembolso por una cantidad determinada que se deba a un empleado bajo esta sección. Los procedimientos para emitir, impugnar y hacer cumplir las sentencias por citaciones o multas civiles emitidas por el comisionado serán los mismos que los establecidos en la Sección 1197.1. Las cantidades recuperadas de conformidad con esta sección serán pagadas al empleado afectado.”
- Código Laboral 98.6 LC — Despido o discriminación, represalia o acción adversa contra un empleado o solicitante por conducta delineada en este capítulo o porque el empleado o solicitante haya presentado una queja o reclamo, instituido o causado que se instituya cualquier procedimiento en relación con sus derechos o testificado en relación con lo mismo en nombre de esa persona o de otra.