El Código Laboral de California sección 2802 requiere que los empleadores reembolsen a sus trabajadores por gastos de negocios. Esos gastos de negocios incluyen cualquier cosa que gaste en el desempeño de sus deberes laborales o para seguir las instrucciones de su empleador. Si no se le reembolsa por estos gastos, puede recuperarlos, así como los honorarios de abogados, en una demanda de salario y horas.
Gastos de negocios según el Código Laboral 2802
El Código Laboral 2802 de California define “gastos de negocios” de manera muy amplia. Según la ley, los gastos de negocios son:
“Todos los gastos o pérdidas necesarios incurridos por el empleado como consecuencia directa del desempeño de sus deberes, o de su obediencia a las instrucciones del empleador”.[1]
La única excepción es cuando esos deberes o instrucciones son ilegales, y usted cree que son ilegales.
Algunos ejemplos comunes de gastos de negocios reembolsables son:
- gasolina y gastos de depreciación para su automóvil, cuando se utiliza para el trabajo,
- suministros de oficina relacionados con el trabajo,
- alojamiento y comida durante un viaje de negocios, y
- los costos de configurar una oficina para trabajar de forma remota.
El Tribunal de Apelaciones de California ha dictaminado que los gastos de oficina en casa deben ser reembolsados, incluso si el trabajo remoto fue solo por una orden gubernamental, como la orden de trabajar desde casa durante la pandemia.[2] Algunos ejemplos de esos gastos relacionados con una oficina en casa incluyen:
- acceso a internet,
- facturas personales de teléfono celular,
- un auricular telefónico, y
- una computadora y sus accesorios.[3]
Según la ley laboral de California, su empleador debe reembolsarle por estos gastos de empleado cuando estén relacionados con el trabajo.
Reembolso de millaje
Un gasto de negocios común por el que su empleador debe reembolsarlo es su viaje. Si viaja en viajes de negocios o conduce su vehículo personal con fines comerciales, tiene derecho a un reembolso según la ley de California.
Esta política de reembolso es especialmente importante para los empleados de ventas externas que no reciben un vehículo proporcionado por el empleador.
Cuando conduces tu vehículo personal para viajes relacionados con el trabajo, hay 4 formas de calcular lo que te deben:
- Pagos globales o una asignación de viaje,
- millaje real,
- gastos reales, o
- una combinación de tarifas fijas y variables.
Sin embargo, los abogados laborales de nuestra firma de abogados han descubierto que muchos empleadores de California utilizan la tasa de reembolso proporcionada por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Esta tasa se basa en tu millaje real. Bajo esta tasa, tienes derecho a las siguientes cantidades en 2024:[4]
| Propósito del viaje | Tasa de reembolso del IRS |
| Negocios | $0.67 por milla |
| Miembros militares en servicio activo que viajan por motivos médicos o de mudanza | $0.21 por milla |
| En servicio de una organización benéfica | $0.14 por milla |
Esta tasa se basa en un estudio anual de los costos de operar un vehículo.[5]
Calcular los gastos reales es relativamente raro debido a lo engorroso que es. Esto implica determinar exactamente cuáles fueron tus costos reales y qué porcentaje de tu viaje fue para uso comercial. Según la Corte Suprema de California, el reembolso resultante va más allá de los costos de gasolina. También cubre tu:
- mantenimiento del vehículo,
- seguro de auto,
- depreciación, y
- [6]
El reembolso de millaje no es el único gasto relacionado con el trabajo que tienes derecho a recibir mientras viajas. También tienes derecho a reembolso por los costos razonables de los siguientes gastos necesarios:
- tu tiempo de viaje,
- alquilar un auto,
- tarifas de transporte público,
- tarifas de taxi o de un auto de transporte compartido,
- peajes,
- tarifas de estacionamiento,
- comidas, incluyendo propinas, y
- hospedarse en un hotel o motel.
Viajes combinados de negocios y personales
Algunos viajes tienen elementos personales y de negocios. Si combinas viajes personales y relacionados con el trabajo, entonces solo tienes derecho a compensación por los gastos de viaje que estén directamente relacionados con los aspectos comerciales del viaje.
En algunos casos, esto puede ser fácil de determinar.
Por ejemplo: Jess es enviada a Chicago para una conferencia de negocios de 2 días. Como tiene familia en la zona, toma un día de vacaciones para visitarlos. Si extiende su alquiler de coche por un día para visitar a su familia, tendrá que pagar por ese día extra.
En otros casos, puede ser difícil determinar qué es un viaje de negocios y qué es un viaje personal.
Por ejemplo: Josh, un representante de ventas que viaja, usa su vehículo personal para visitar a los clientes. En su camino a uno de ellos, hace un desvío de 20 minutos para ver a su hijo jugar en un partido de béisbol.
Cómo recuperar el reembolso no pagado
Si su empleador no le está reembolsando por los gastos de negocios, puede presentar una demanda de salario y horas. Esto puede recuperar:
- los reembolsos no pagados,
- intereses sobre esos reembolsos,
- costos judiciales y
- honorarios de abogados.
Si su empleador toma represalias contra usted por presentar esta demanda, puede presentar una demanda por despido injustificado.
Nuestros abogados laborales han descubierto que, en muchos casos, los empleados de California que no están siendo reembolsados por los gastos de negocios a menudo tienen compañeros de trabajo que tampoco están siendo reembolsados. Los empleadores rara vez violan sus obligaciones de reembolso de gastos solo con un trabajador. Si hay suficientes empleados afectados, puede presentar una demanda colectiva.
Citas legales:
[1] Código Laboral de California sección 2802 LAB.
[2] Thai v. International Business Machines Corp., 93 Cal. App. 5th 364 (2023).
[3] Mismo.
[4] Servicio de Impuestos Internos, “IRS issues standard mileage rates for 2024; mileage rate increases to 67 cents a mile, up 1.5 cents from 2023,” (14 de diciembre de 2023).
[5] Mismo.
[6] Gattuso v. Harte Hanks Shoppers, Inc., 42 Cal.4th 554 (2007).
